مديريت مشاركتپذير و استقرار نظام پيشنهادها در ادارات دولتى
اسماعيل خزايى
چكيده
مديريت، نقش بسيار مهمى در ارتقاى فرهنگ مشاركت كاركنان ايفا مىكند. زمانى كه مديريت اتكاى خويش را بر مشاركت خيل عظيم و منبع لايزال نيروى انسانى، به عنوان عامل و هدف توسعه، بنا نهد، تأثير مثبت نقش مزبور نمايش گستردهترى خواهد يافت ؛ زيرا موضوع مشاركت و شيوه مديريت مبتنى بر آن، كه بر درگير شدن افراد در فرايند تصميم گيريها به اشكال گوناگون و بهرهگيرى از قابليتها و استعدادهاى نهفته آن متكى است، ارتباط مستقيم و تنگاتنگ با بهبود بهرهورى، افزايش عملكرد و رضايت كاركنان دارد. اين سبك مديريت از مفاهيم، موضوعات و جايگاه خود در سير تحول انديشههاى مديريتى و ساير شيوهها برخوردار است، مفاهيمى كه برخى كاركنان در سازمانها، اعم از مديران يا زير دستان، به دلايل خاص خود از درك كامل آن عاجزند و با تصورات آنان در اين باره مطابقت ندارد.
با اين وجود، در صورتى كه شيوه مزبور و محاسن ناشى از آن به طور كامل درك شود و به صورت واقعى و صادقانه و با در نظر گرفتن ساير شرايط به كار گرفته شود، در بلند مدت منافع زيادى براى فرد و سازمان و جامعه خواهد داشت. اگر احتمال بروز هزينههاى كوتاه مدت نيز براى آن وجود داشته باشد به كارگيرى مديريت مشاركتپذير در سازمانها در جهت كاربردى نمودن آن، ضرورتى است انكارناپذير ؛ اگر چه نمىتوان وجود برخى موانع و عوامل بازدارنده را در اين مورد ناديده گرفت.
در اين مقاله سعى بر آن شده است ابتدا به جايگاه، اهميت، فلسفه، برنامهها و روشهاى مديريت مشاركتپذير پرداخته شود؛ سپس يكى از روشها و برنامههاى مديريت مشاركتپذير تحت عنوان نظام پذيرش پيشنهادها در ادارات و سازمانهاى دولتى در جهت به كارگيرى استعدادها و تواناييهاى كاركنان به صورت يك طرح كاربردى پيشنهاد و تبيين گردد.مقدمه
در قرن بيستم، با ارزشترين دارايى يك سازمان، ابزار توليد آن بود ؛ در حالى كه امروزه در قرن بيست و يكم، اين ويژگى به دانشوران تعلق مىگيرد. در عصر حاضر، بنا به اقتضاء و ضرورت محيط، سازمانها بايد دائماً در حال نوآورى باشند. اكنون كسى برنده است كه بتواند در عرصه جهانى،ارمغان جديدترى به جامعه خود و جامعه جهانى عرضه كند. اين ويژگى خاص دانشوران است. به تبع اين تحول، انديشههاى تازه براى مديريتِ اثربخش و كارآمد در سازمانها مطرح شده است. مديريت مشاركتى، كه بر فرضيههاى ارزشى و علمى و شواهد قطعى تجربى استوار است، يكى از انديشههاى تازه است كه در طى ساليان گذشته به طور جدى در نظامهاى بزرگ ادارى، صنعتى و بازرگانى به كار گرفته شده و با پيامدهاى مطلوب مادى و معنوى همراه بوده است .
در پى جنگ جهانى دوم، براى مردم سالار كردن جامعه صنعتى كشور آلمان، جنبش مشاركت دادن كارگران در مديريت و مالكيّت شركتهاى صنعتى پديدار و سپس به صورت روشى كار آمد در كارگردانى واحدهاى صنعتى و بازرگانى پذيرفته و به كار گرفته شد ؛ از جمله «طرح مشاركت دادن كاركنان در مالكيت سهام» از برنامه هايى بود كه نخست در آلمان باخترى پديد آمد و ريشه گرفت و سپس نشان داد كه هر چه سهام كاركنان در شركتها بيشتر شده، تعهدشان براى كاميابى شركت نيرومندتر گرديده و كوشش بيشترى در كار از خود نشان دادهاند.اهميت و فلسفه مشاركت
از ديدگاه فلسفى، در مفهوم مشاركت دو انديشه راستين و راهبر وجود دارد. بنيادىترين انديشه زير ساز در مشاركت، پذيرش اصل برابرى انسانى مردم است. اگر مردم در پيوند با يكديگر از اهميت و ارزش انسانى برخوردار شوند، مشاركت ميان آنان مىتواند به «برخاستن و خيز برداشتن» يارى دهد و سود و بهره منديهاى بسيار براى همه فراهم آورد. انديشه ديگر آن است كه مشاركت يك فراگرد است كه از راه آن مردم به دگرگونى مىرسند و خود جزيى از دگرگونى به شمار مىآيند و با دگرگونى «بودنها»، خود را به «شدنهاى» دلخواه تبديل مىكنند و ارزشهاى انسانى را در سازمان پاس مىدارند ؛ در حال حاضر نيز استفاده از مديريت مشاركتپذير به دلايلى اهميت فوقالعادهاى پيدا نموه، كه از جمله آنها مىتوان به موارد زير اشاره كرد:
1 - تأكيد دين اسلام به مشورت به عنوان يك اصل؛
2 - نياز قرن بيست و يكم به مغزهاى پرورش يافته؛
3 - سرعت تحولات مستمر و نوآورى در دانش؛
4 - جبران عقب ماندگىهاى اقتصادى؛
5 - رويكرد مديريت نوين به اهميت منابع انسانى و روابط عاطفى و انسانىتر در مديريت؛
6 - دريافت اطلاعات از پايينترين رده سازمانى؛
7 - افزايش كارايى و تحرك كاركنان به علت ذىنفع بودن.برنامههاى مشاركت
مديريت مشاركتپذير، فرايندى است كه بر پايه سيستمها و در قالبهاى گوناگونى پديدار مىشود كه نمونههاى آن از آسانترين تا پيچيدهترين در نگاره زير نشان داده مىشود:
برنامههاى مشاركت
مديريت
مشورتى
مديريت
مردم
سالارىحلقههاى
كيفيت
نظام
پذيرش
پيشنهادشوراهاى
مديريت
ميانىمردم
سالارى
صنعتىطرحهاى
مالكيت
كاركنانهر يك از برنامههاى مشاركت نياز به بحث مستقل و مجزايى دارد كه از حوصله اين مقاله خارج است. در اين جا، به توضيح مختصر هر يك از آنها اكتفا مىشود و نظام پيشنهادها كه موضوع بحث مقاله است، به عنوان يك برنامه اجرايى، تشريح و تبيين مىگردد.
مديريت مشورتى
در مديريت مشورتى، مديران اغلب درباره موضوعهايى كه با كار و زندگى كارى كاركنان پيوند پيدا مىكند به رايزنى مىپردازند. مديريت در پذيرش نظر كاركنان آزاد است. اين روش موجب مىگردد كاركنان به موضوعهاى مربوط به كار خود در سازمان علاقمند شوند و در زمينه هايى كه صاحب نظرند مديريت را از نظرهاى خود آگاه سازند. مديران در همه موضوعها با كاركنان به رايزنى نمىپردازند، ولى مىكوشند تا براى نظر خواهى، الگوهاى روشن فراهم آورند.
مديريت مردم سالار
مديريت مردم سالار موجباتى فراهم مىآورد تا كاركنان سازمان به صورت پيوسته و بر اساس نظام و روشى مشخص، درباره شمارى از موضوعهاى مهم و عمده سازمان، به تصميمگيرى بپردازند. سازمان مىتواند از انديشهها و ياريهاى فكرى و نفوذ جمعى كاركنان در پيشبرد برنامه خود استفاده كند و راه داد و ستد انديشه را ميان گروههاى مختلف سازمان باز گشايد.
حلقههاى كيفيت
حلقههاى كيفيت، كه به گونهاى گسترده در شمارى از كشورهاى صنعتى جهان به كار گرفته مىشود به طور معمول، گروههاى كوچكى از كاركنان هستند كه به صورت داوطلبانه در زمان كار گرد هم مىآيند و به بررسى، تحليل و چارهجويى دشوارىهاى مربوط به كيفيت كار مىپردازند و نظرهاى خود را در اختيار مديريت قرار مىدهند. حلقههاى كيفيت، بنا به روال، گروههاى هشت تا دوازده نفرى هستند كه در زمينههاى كار مشترك با هم به تبادل نظر مىپردازند و از هدف مشتركى برخوردارند.
شناسايى مسئله ← گزينش مسئله ← بررسى مسئله ← راه حل پيشنهادى ← بررسى راه حل ← تصميمگيرى شوراهاى مديريت ميانى
اين شوراها در شمار سازو كارهايى هستند كه براى گسترده كردن دامنه مشاركت در رده مديران پايينتر از مديريت بلند پايه به كار گرفته مىشوند. در اين شوراهابه گروه هايى از مديران جوانتر فرصت داده مىشود تا موضوعها و دشواريهاى سازمانى را بررسى كرده و راههاى كنش و چارههاى بايسته را به مديريت بالاى سازمان ارائه دهند. اطلاعات كافى و لازم در اختيار اين شوراها گذاشته مىشود و آنها مىتوانند بدون حضور مديران ارشد، با آزادى به بررسى موضوعها بپردازند. در اين شوراها همه گونه انديشههاى سودمند به دقت بررسى مىشود و حاصل كار به صورت راه چارههاى پخته و تحليل شده به مديريت بالاى سازمان گزارش مىگردد.
مردم سالارى صنعتى
اين نوع مردم سالارى موجبات شركت كاركنان را براى تصميمگيرى درباره موضوع هايى كه بر كاركنان اثر مىگذارد اجبارى مىسازد. پديد آمدن «شوراهاى كارخانه» در سطح واحد كارخانه، نمونهاى از مشاركت كارگران در تنظيم بسيارى از موضوعهاى مربوط به گردش كار كارخانه است. در ردههاى بالاى سازمان نيز مقررات «با هم تصيمگيرى» قرار دارد كه بر اساس آن كارگران يا نمايندگان آنان حق عضويت در هيئت مديره شركت را به دست مىآورند و در جلسههاى گوناگون شركت كرده به اظهار نظر و دخالت جدى مىپردازند.
مردم سالارى صنعتى مىكوشد تا مشاركت كارگران و كاركنان را در مديريت سازمان نهادينه و قانونى كند تا از آن طريق، چالشهاى ميان كارگران و مديران به همكارى و همدلى و يكپارچگى بدل شود.نظام پذيرش پيشنهادها
در نظام پيشنهادها، مديريت در سازمان فضا و امكاناتى فراهم مىآورد كه كاركنان انتقادات و پيشنهادهاى خود را در زمينه حل مشكلات، نارساييها و بهبود مستمر فعاليتهاى سازمان به مديريت ارايه كنند. مديريت پس از بررسى آنها، مواردى را كه قابل اجرا تشخيص مىدهد به اجرا مىگذارد و بر پايه سودمنديهايى كه از اين پيشنهادها حاصل مىشود، براى دوام و استمرار پيشنهادها، پاداش مناسبى به پيشنهاد دهندگان پرداخت مىنمايد و آنان را در منافع حاصل از اجراى پيشنهادها شريك مىسازد.
با آن كه پايه نظام پيشنهادها بر ابتكار و كوشش فردى نهاده شده است ولى در مواردى پيشنهادهاى گروهى نيز مىتواند به دست يابى راههاى تازه بينجامد و بهرههاى حاصل از آن ميان اعضاى گروه پيشنهاد دهنده توزيع مىگردد. در حقيقت، نظام پيشنهادها، نظامى مدون براى فعال كردن ذهن افراد و به كار گرفتن ايدهها و نظارت آنان براى حل مشكلات و نارساييها و بهبود فعاليتهاى سازمان است.
اين نظام داراى اهدافى است كه مىتوان به مواردى از آن، به لحاظ روشن شدن فلسفه به كارگيرى آن در هر سيستم و سازمان، اشاره كرد:
1. ارائه خدمت بيشتر و بهتر؛
2. افزايش روحيه تعلق سازمانى در كاركنان در محيط كار؛
3. هماهنگ كردن اهداف فردى بااهداف سازمانى؛
4. اشاعه فرهنگ مشاركت در حل مشكلات سازمانى و حذف موانع در مشاركت فراگير كاركنان؛
5. توسعه و تقويت ارتباطات كاركنان با مديريت؛
6. آگاهى مديريت ارشد سازمان از طريق تأمين فرصتهاى كامل براى ارائه نظارت و پيشنهادهاى كاركنان؛
7. بهبود نظام گردش اطلاعات رسانى؛
8. افزايش رضايت ارباب رجوع (مشترى).
براى اجراى موفقيتآميز سيستم و نظام پيشنهادها، نياز به شرايط و محيطى در سازمان است كه به طور خلاصه عبارتند از:
1. ايجاد يك بستر فرهنگى مناسب براى كاركنان از طريق آموزشهاى لازم ؛
2. ايجاد محيط كارى مناسب و توأم با احترام براى كليه كاركنان ؛
3. وجود علاقه و اشتياق مديريت ارشد نسبت به استفاده از اين سيستم ؛
4. ايجاد اطمينان در كاركنان نسبت به رسيدگى به پيشنهادها و انتقادهاى آنان ؛
5. ايجاد سيستم پاداش و تشويق (مادى و معنوى) در ازاى پيشنهادهاى سودمند؛
6. مشاركت كنندگان بايد از تواناييهاى لازم برخوردار باشند؛
7. گماردن دبير اجرايى علاقهمند، فعال و كار آمد؛
8. قرار دادن رسمى تشكيلات دبيرخانه و مجرى نظام پيشنهادها در نمودار سازمان و زير نظر مديريت ارشد ؛
9. برگزارى همايشهاى توجيهى براى مديران و كاركنان ؛
10. انجام كارشناسى دقيق و مناسب پيشنهادها ؛
11. بررسى به موقع پيشنهادها توسط كميتههاى بررسى كننده ؛
12. اجراى به موقع پيشنهادهاى تصويب شده ؛
13. استفاده از تجربيات سازمانهاى موفق و مشاورين مطلع ؛
14. تهيه آيين نامه نظام پيشنهادها .نمودار سازمانى و گردش كار سيستم مديريت بر پايه نظام پيشنهادها
واحدهاى سازمان
→ مديريت سازمان ←
واحدهاى سازمان
↓
دفتر مشاركت
↓
↓
بخش اجرايى
بخش ستادى
در سيستم مديريت بر مبناى پيشنهاد، سه مرحله اصلى وجود دارد كه عبارتند از :
1 - اخذ پيشنهادهاى فردى و گروهى
كليه كاركنان، با تكيه بر دانش و تجربيات تخصصى و با توجه به شوق و علاقه شخصى خود، مىتوانند مشكلاتى را كه در تمامى فعاليتهاى سازمان يا در بخش خود مشاهده مىكنند بررسى كرده، پيشنهادهاى خود را در مورد آن مسايل و راه حلى كه به نظرشان مىرسد ارائه دهند. سرپرستان بخشها مىتوانند موضوعاتى را كه در محدوده بخش آنان وجود دارد با كاركنان همان بخش در ميان بگذارند و با دادن توضيح درباره مشكل موجود، از كليه كاركنان آن بخش بخواهند كه نظرات خود را براى رفع مشكل به صورت پيشنهاد ارائه دهند.علاوه بر اين، ممكن است مسئله يا مشكل خاصى در سطح كل سازمان مورد نظر از طريق مديريت به كليه كاركنان و در تمام بخشهاى سازمان اعلام گردد و از آنان خواسته شود كه هر گونه نظرى براى رفع مشكل دارندبه صورت پيشنهاد ارائه دهند.
پيشنهادها بر روى فرمهاى مخصوص نوشته مىشود و به دفتر مشاركت تسليم مىگردد تا به جريان گذاشته شود. پيشنهادها به ثبت مىرسند تا هم نوبت رسيدگى به آنها رعايت شود و هم صاحب پيشنهاد مشخص باشد كه پس از به اجرا در آمدن، جايزه مناسب با رعايت اصول و ضوابط موجود به پيشنهاد دهنده تعلق گيرد.2 - ارزيابى و مشخص كردن پيشنهادهاى قابل قبول
كليه پيشنهاها، از نظر اين كه آيا مفيد و عملى هستند و اجراى آنها ارزش اقتصادى دارد يا خير، مورد ارزيابى قرار مىگيرند.براى ارزيابى پيشنهادها، از رؤساى بخشها و متخصصان امر دعوت به عمل مىآيد. ارزيابان وظيفه دارند پيشنهادهايى را كه تصويب شده به دفتر مشاركت گزارش دهند. در جلساتى كه براى رسيدگى به پيشنهادها تشكيل مىشود، علاوه بر ارزيابان و كارشناسان و مسئولان سازمان، ممكن است كه كاركنان به دعوت مسئولان و بنا به ميل شخصى خود شركت كنند. حضور كاركنان در اين جلسات و آگاهى دو طرف از نظريات همديگر موجب مىشود كه ابهامات از ميان برود و اگر در نهايت امر، پيشنهادهايى قابل اجرا تشخيص داده نشود موجبات ناراحتى و دلسردى براى پيشنهاد دهنده پيش نيايد.
3 - اجراى پيشنهادهاى قابل اجرا و پرداخت جوايز
به طور كلى، سيستم مديريت بر مبناى پيشنهادها از نظر تشكيلاتى شامل واحدى به نام دفتر مشاركت است. اين دفتر شامل دو بخش ستادى و اجرايى است. بخش ستادى، عهدهدار انجام اقدامات لازم براى ترويج فرهنگ مشاركت در سازمان از طريق آموزش و تهيه آييننامهها و دستورالعملهاى مربوط به بررسى و تصويب پيشنهادها و اعلام نتايج به پيشنهاد دهنده و مديريت است؛ بخش اجرايى، عهدهدار جمعآورى پيشنهادها از سطح سازمان، بررسى و ثبت آنها، دسته بندى و ارزيابى آنها و ارسال پيشنهادها براى ارزيابى بيشتر به واحدهاى تخصصى ذىربط و تهيه گزارشهاى لازم براى بخش ستادى جهت تصويب آنها است.
گردش كار در نظام پيشنهادها
در اجراى موفقيتآميز نظام پيشنهادها، تنگناها و موانعى وجود دارد .اگر به اين موانع درست توجه نشود، سازمان در اجراى آن موفق نخواهد بود. شمارى از موانع عبارتند از:
1. نارسايى در مهارتهاى كارى كاركنان؛
2. عدم برخوردارى كاركنان از آموزشهاى علمى و تخصصى مرتبط وانتصابات نابجاى نيروى انسانى؛
3. عدم وجود مكانيسمهاى انگيزاننده؛
4. ديرباورى نسبت به كارآيى نظام پيشنهادها و عدم حمايت از طرف مديريت عالى سازمان؛
5. تعلل در واكنش به پيشنهادات افراد و حركت كند دفتر مشاركت نسبت به واكنش در مقابل پيشنهادهاى ارسالى؛
6. بخشنامهاى و دستورى بودن اجراى پيشنهادها بدون توجه به آماده سازى سازمان براى اجراى اين سيستم؛
7. منتفع نشدن همه كاركنان از مزاياى نظام پيشنهادها و عدم رعايت شايسته سالارى در سازمان؛
8. موانع كارشناسى در زمينه ارزيابى دقيق پيشنهادهاى ارسالى؛
9. موانع مالى در زمينه تخصيص بودجه براى اجراى پيشنهادهاى تصويب شده؛
10. عدم تطابق سبك مديريت و رهبرى سازمان با آمادگى و بلوغ سازمانى كاركنان.نتيجهگيرى و پيشنهادها
1. اجراى نظام پيشنهادها در ادارات دولتى ضرورى و سبب پويايى و تحول مىشود؛
2. سازمان مديريت و برنامه ريزى كشور بايستى مقدمات لازم براى ترويج و اجراى نظام پيشنهادها را در سطح ملى پىگيرى و لوايح قانونى مورد نياز و چارچوبهاى نظام پيشنهادات را ارائه كند. تدوين آيين نامههاى اختصاصى هر اداره بايستى به همان اداره تفويض شود؛
3. آموزش مديران و كاركنان، تدوين مقررات اجرايى، تأمين اعتبارات مالى - از محل صرفه جوييهاى حاصله - و انجام تحقيقات براى شروع و استمرار نظام پيشنهادها ضرورت دارد؛
4. تعميم حوزه افراد پيشنهاد دهنده به مراجعان ادرات دولتى، متخصصان و عموم مردم بايستى مطالعه شود؛
5.علاوه بر انگيزشهاى مادى، انگيزشهاى معنوى براى ارائه پيشنهاد اهميت وافر دارد و توجه به موضوعاتى همچون خدمت به جامعه، وجدان كارى، خدمت به نظام اسلامى و توجه به شخصيت و كرامت كارمندان از عوامل مهم به شمار مىرود كه بايد به خوبى مطالعه و به كار بسته شوند؛
6. نظام پيشنهادها به تدريج - با زمان بندى مشخص - در سطوح مختلف سازمانها و وزارتخانهها تدوين و اجرا شود و بين كميتههاى نظام پيشنهادها كه در سطوح مختلف كار مىكنند ارتباط و تبادل نظر وجود داشته باشد؛
7. تطبيق عالمانه فريضه امر به معروف و نهى از منكر با نظام پيشنهادها و همچنين تلفيق اين موضوع با اصل 104 قانون اساسى مىتواند اين شيوه مديريتى را با قوانين ملى و فرهنگ اعتقادات مردمى هماهنگ سازد و باعث بالندگى و رشد مطلوبتر نظام پيشنهادها يا شوراهاى ادارى شود؛
8. برقرارى ارتباط علمى بين نظام پيشنهادها و مراكز تحقيقات علمى به منظور كاربردى نمودن پيشنهادات؛
9. تربيت مديران متخصص با سبك مديريت مشاركتپذير.