مديريت زمان (4)
اولويتها را تعيين كنيد
فصل سومحسين سيّدى
هفتصد سال پيش «سعدى» گفته بود:
«تا كار به زَر برمىآيد، جان در خطر افكندن نشايد.»
اگر اولويتها را نشناسيد و آنها را بر كارهاى كم اهميتتر يا بىاهميت مقدم نكنيد، در پايان يك روز سختِ كارى، درخواهيد يافت كارهاى مهمتر انجام نشده يا ناقص رها شدهاند؛ پس برنامه ريزى براساس اهميت باعث مىشود تا:
ىابتدا روى كارهاى مهم كار كنيد.
ى در صورت لزوم، براساس «ضرورت» و «فوريت» روى وظايف كار كنيد.
ى در يك زمان، دقيقاً بر روى يك وظيفه «متمركز» شويد.
ى با كارها به صورت «مؤثر»ترى برخورد كنيد.
ى تمام وظايفى را كه ديگران مىتوانند به جاى شما انجام دهند، به يك سو نهاده و به آنها «واگذار» نماييد.
ى در پايان يك دوره برنامه ريزى شده (مثلاً يك روز كارى)، مهمترين موضوعات در بالاترين نرخ محافظت و مراقبت قرار گيرند.
اگر بتوانيم تمام كارها را به سه دسته «بسيار مهم» (الف)، «مهم» (ب) و «كم اهميت» (ج) تقسيم كنيم، مىبينيم كه غالباً «وقت» انسانها بر روى كارهاى كم اهميت (ج) به هدر مىرود، در حالى كه وظايف كه تعداد آنها اندك است، مورد غفلت واقع مىشوند.
كليد مديريت زمانِ موفق، آن است كه با درجه بندى فعاليتها، با روش الف، ب و ج، در برنامه فعاليتهابه طور واضح اولويتگذارى بكنيم.تجزيه و تحليل ارزش استفاده از زمان (الف - ب - ج)
كارهاى نوع الف مهمترين وظايف مديريت زمان است. اين گونه كارها بايد تنها توسط فرد يا گروه مسؤول آن انجام شود (و به عبارت ديگر قابل واگذارى نيست).
كارهاى نوع ب، از وظايف نيمه مهم هستند و مىتوانند به ديگرى محوّل شوند.
كالاهاى نوع ج، وظايفى هستند كه داراى كمترين اهميت هستند، اما از لحاظ كميت بيشترين حجم از كارهاى روزانه افراد را اِشغال مىكنند (كارهايى مانند وظايف روزمره، تشريفات ادارى، خواندن مطالب غيرضرورى، تلفنزدنها، گپهاى دوستانه بيش از اندازه، و...).
يادآورى اين موضوع بسيار مهم است كه هدف آن نيست كه افراد براى استفاده بهينه از وقت خويش تنها كارهاى نوع «الف» را انجام دهند و از وظايف نوع «ج» به طور كلى صرف نظر كنند. چنين تصميمى، نه خردمندانه است و نه ممكن! بلكه اولويت بندى در اختصاص وقت به هر كدام از كارهاست.
عملكرد شما زمانى قابل قبول خواهد بود كه:
تنها يك يا دو وظيفه نوع «الف» را هر روز در برنامه خود بگنجانيد (كه تقريباً سه ساعت وقت شما را مىگيرد).
ى افزون بر آن، دو يا سه وظيفه نوع «ب» را روزانه انجام دهيد (تقريباً يك ساعت).
ى مقدارى وقت براى كارهاى نوع «ج» تنظيم كنيد (تقريباً چهل و پنج دقيقه).
با اين تقسيم بندى، بر روى «كارهاى اساسى» تمركز مىيابيد، و از فشارهاى غيرضرورى روحى شما كاسته مىشود. اگر مقدارى وقت اضافه آوردهايد، با نگرشى دوباره به برنامه، كارهاى لازم ديگر را انجام دهيد.
وقت گذارى روى كارهاى معمولىتر، وسوسهانگيز است؛ آنها آسانتر هستند و به طور واضحترى ترسيم شدهاند. اين كارها فشار بيشترى دارند و اغلب شروع و پايان مشخصى دارند؛ همچنين به سرمايه گذارى فكرى كمترى احتياج دارند و ما معمولاً مىدانيم كه چگونه آنها را خوب انجام دهيم. بنابراين در بيشتر مواقع انجام آنها را دوست داريم. در حالى كه اين نكته درباره بسيارى از شغلهاى مديريتى اين گونه نيست.فصل چهارم:
برنامههايتان را، روى كاغذ بياوريد
برنامه ريزى يعنى آمادگى پياده كردن اهداف. برنامه ريزى يعنى ذخيره كردن وقت. تجربه دنياى تجارت نشان داده است كه هر چه تلاش بيشترى صرف برنامهريزى بكنيم، هنگام اجرا و عمل، زمان كمترى مورد نياز است و در نتيجه، وقت پسانداز مىشود.
«هشت دقيقه آمادگى» در آغاز هر روز كارى و ثبات قدم بر روى برنامهها، مىتواند در نهايت، هر روز «يك ساعت» وقت اضافى براى استفاده در ديگر كارهاى ضرورى براى شما به ارمغان بياورد. پس فايده «برنامه ريزى وقت» دستيابى سريع به امور شخصى و حرفهاى، ذخيره سازى وقت، و كاهش فشارهاى روحى است.
مهمترين نكته در برنامه ريزى، آن است كه آن را «بنويسيم».
«كنترل» فهرستى از كارهاى در دست اقدام - اگر تنها در ذهنتان باشد - بسيار دشوار است و احتمال فراموشى و عدم انجام آن بسيار است.
برنامه نوشته شده، به معنى «كاهشِ بار» از روى حافظه شماست.
نوشتن برنامه باعث «انگيزه درونى» مىشود.
در يك «بررسى» چند لحظهاى، به خوبى درمىيابيد، كدام يك از كارها انجام نشده و بايد به كارهاى در دست اقدام روز ديگر منتقل شود.
چرا شما هنوز برنامهريزى وقتى نداريد؟ حتماً مىگوييد: چون فرصت اين كار را ندارم. از صبح زود تا شب يا غروب كه خسته و وارفته به منزل مىرسم، بايد به كارها برسم. اگر شما وقت اين كار را نداريد، خوب است داستان معروف زير را بخوانيد:
شخصى از جنگلى مىگذشت، چوب بُرى را ديد كه نفَس نفَس زنان در حال ارّه كردن درختى است كه بر زمين افتاده است تا آن را به قطعات كوچكتر تقسيم كند. مرد ايستاد و مدتى به چوب نگريست، سپس گفت:
- مىبخشيد! اجازه مىدهيد نكتهاى را بگويم؟ ارّه شما كاملاً كند است، بهتر نيست آن را تيز كنيد؟
- خودم مىدانم! اما من وقت اين كار را ندارم، بايد هر چه زودتر كار اين درخت را تمام كنم!
شما كى قصد داريد ارّه خود را تيز كنيد؟!از فهرست برنامه روزانه استفاده كنيد
اگر شما «كارهاى روزانه» خود را با برنامهريزى، در اختيار خود نگيريد، نمىتوانيد مدعى برنامهريزى براى زمان طولانىتر مثلاً يك ماه يا يك سال باشيد.
نكته بسيار مهم در برنامه ريزى روزانه، «واقع بينانه» بودن است. اين فهرست، بايد تنها شامل كارهاى دستيافتنى باشد تا از نظر روحى انگيزه بيشترى براى انجام آن داشته باشيد. پس برنامهريزى روزانه = اهداف روزانه.
به طور ميانگين فقط به هشت دقيقه در روز براى برنامهريزى نياز داريد كه كارهاى زير را در اين چند دقيقه انجام دهيد:
فهرست كردن فعاليتها
برآورد و تخمين زمان مورد نياز
در نظر گرفتن اوقاتى براى كارهاى غير منتظره
تصميم گرفتن بر روى اولويتها
براى سهولت كارهايتان، در صفحات آينده، جدولى آماده چاپ خواهد شد كه با پر كردن برگه خالى آن در برنامه ريزى موفقتر باشيد. اما پيش از پر كردن آن، به چند نكته توجه كنيد:
ى فهرستى از «كارهايى كه در اين هفته يا در اين ماه بايد انجام دهيد»، تهيه كنيد.
ى فهرستى از «كارهاى نيمه تمام» روزهاى قبل تهيه كنيد.
ى «كارهاى تازه» و پيش بينى نشده آن روز را معين كنيد.
ى وقتى براى «كارهاى غير منتظره» در نظر بگيريد.
ى وقتى براى «تماسهاى تلفنى و مكاتبات» لحاظ كنيد.
زمانى را كه وظايف و كارهاى شما طول خواهد كشيد، تخمين بزنيد، و آن را يادداشت كنيد
هشت ساعت فقط هشت ساعت است. تحقيقات نشان داده، افراد در برآورد ميزان كارهاى روزانه زيادهروى كرده و كارهاى زيادى در نظر گرفتهاند كه صحيح نيست. واقع بين باشيد.
به طور تقريبى، زمانى را كه هر يك از فعاليتهاى برنامه ريزى شده شما نياز دارد، تخمين بزنيد. زمان بسيار مهمتر از پول است. وقتى شما پولى را مصرف مىكنيد، به طور تقريبى تخمين مىزنيد كه هر كالا چقدر مىارزد (اگر نگوييم كه به دقت تمام محاسبه مىكنيد)، پس چرا با سرمايه «زمان» اين چنين نمىكنيد؟
قاعده ديگرى كه تجربه آن را تأييد مىكند، آن است كه مقدار زمان در دسترس براى انجام كارها، ميزان زمان مورد نياز براى انجام كار را تعيين مىكند (يعنى اگر وقت و زمان زيادى در اختيار داشته باشيم، كار نيز زمان زيادى طول مىكشد و اگر زمان محدودى در اختيار داشته باشيم، همان كار در زمان محدود به انجام مىرسد).
علاوه بر آن، اگر زمان مشخصى را براى انجام كارى اختصاص دهيد، به روش متمركزترى كار خواهيد كرد و وقفههاى محدودتر و مشخصترى بين كارها خواهيد داشت.زمانهايى براى كارهاى برنامهريزى نشده و غيرمترقبه در نظر بگيريد
تجربه نشان داده است كه تنها 60% امكان دارد كه برنامهريزى، كاملاً مطابق ساعات كارى شما باشد (اصل پايهاى برنامه ريزى زمان). حوادث پيش بينى نشده، عوامل مزاحم، دزدهاى زمان و ديگر نيازمندىها، ما را ملزم مىكند «وقتى» را جهت كارهاى برنامه ريزى نشده، آزاد بگذاريم.
برنامه زمان شما بايد شامل سه دسته شود:
تقريباً 60% براى برنامهريزى فعاليتها (برنامه روزانه)
تقريباً 20% براى فعاليت غيرمنتظره (انقطاع، دزدهاى زمان)
تقريباً 20% براى فعاليتهاى بىسابقه و فورى و فعاليتهاى اجتماعى (زمان خلاّق)
اگر مىخواهيد كه محتاط باشيد، حتى شايد عاقلانه باشد كه تنها 50% براى ساعات كارى برنامهريزى كنيد و 50% ديگر را به عنوان «وقت حائل» كنار بگذاريد.
براساس اولويتها تصميم بگيريد، انتخاب گر باشيد، كارها را تفويض كنيد
از آن جا كه گرايش به برنامه ريزى بيش از 50 و 60 درصد وجود دارد، بايد مراقبت كرده و به شدت ليست وظايف را در حد واقع بينانه آن كاهش دهيد، توسط:تنظيم اولويتها
بيشتر انتخابگر بودن و گلچين كردن كارها
تفويض و محول كردن كارها
باقى مانده كارها به تأخير بيفتند، لغو شوند و يا در وقت اضافى انجام شوند.
در پايان روز فهرست كارها را بررسى كنيد و خودتان را از شرّ كارهاى ناتمام رها كنيد
هر گاه به كرّات كارى را به تأخير مىاندازيد، آن كار مايه آزار و تصديع خاطر مىشود و يكى از دو راه در پيش روى شماست:
يا در آينده مىتوانيد براى انجام اين وظيفه اقدام كنيد، كه به معنى خلاصى از دست آن است.
و يا مىتوانيد اين وظيفه را لغو كنيد كه به معنى آن است كه موضوع كلاً منتفى شده است.از يك «برنامه ريز زمان» استفاده كنيد
«برنامه ريز زمان»، بهترين ابزار براى تنظيم، سازماندهى و حفظ انضباط شخصى است. اين برنامه ريز انواع مختلفى دارد كه به صورت كتابچه، كلاسور و يا برنامه رايانهاى (بسته به قدرت مالى شما) مىتواند مفيد واقع شود1. به هر حال، يك برنامه ريز زمان، چيزى بيش از «دفتر ثبت ملاقاتهاى روزانه» است. قاعدتاً اين دفتر، تنها «كمك حافظه» اى براى يادآورى قرارهاى ملاقات و روزهاست؛ اما در بردارنده فهرستى از فعاليتها، اولويتها، فرصتها و مهلتهاى انجام كار نيست. همچنين اين دفتر نمىگويد كه كدام كار را خودتان انجام خواهيد داد و كدام را واگذار خواهيد كرد.
گر چه نوع استفاده افراد از برنامه ريز زمان متفاوت است، اما معمولاً چنين ابزارى شامل موارد زير است: بخش روزنامه، بخش اطلاعات شغلى و حرفهاى، يادداشت نشانىها و شماره تلفنها. سازندگان برنامهريز زمان، نويد 30% تا 40% بهبود در دستيابى به زمان قابل استفاده را مىدهند؛ اما 10% يقينى است.پىنوشت:
1- تا آن جا كه نگارنده اطلاع دارد، در ايران تنها يك «سالنامه تخصصى مديريت زمان» از سوى «شركت ايدههاى بهنگام» از سال 80 چاپ مىشود كه شامل برنامه روزانه، آمار فعاليتهاى روزانه، پىگيرى وظايف، پىگيرى تماسها، پىگيرى امور شخصى و ايدههاى نو است. همچنين قالب بندى كليه
2- مسائل شخصى مفيد: تفكر - عبادت - برنامهريزى - نظافت...
3- فعاليتهاى فوق برنامه و هنرى شامل: مجسمهسازى - نقاشى - موسيقى - خطاطى و غيره. اظهار نظر استاد
4- مسائل شخصى غيرمفيد: رخوت و هيجان قبل از كار - عدم آگاهى - منفىبافى - بىبرنامگى - عدم اعتماد به نفس - پراكندگى فكر - خيالبافى...